AUTEURS

Anna Tarantini
Data Visualization and
Engineering Expert
@Bip xTech

Dans le domaine de la planification et du contrôle, l’un des problèmes typiques est l’énorme quantité d’efforts à fournir pour obtenir des données de clôture mensuelles fiables. Le calendrier typique des clôtures officielles ne se termine qu’une ou deux semaines après la fin du mois, en raison de la longueur du traitement dans les systèmes ERP ou autres systèmes de reporting financier. Ainsi, les P&C construisent souvent leurs propres outils de clôture mensuelle (généralement basés sur MS Excel), des sortes de « jumeaux numériques » de logiques d’entreprise avec modélisation PxQ, ce qui implique un effort considérable chaque mois.

Cet effort permet également d’éviter que ces mécanismes soient utilisés avant la fin du mois pour déterminer les estimations de pré-clôture.

Cet article explique comment Bip xTech, grâce à un mélange d’IA, de RPA et d’ingénierie des données, a répondu aux questions de la direction générale, qui demandait une clôture plus rapide, prompte et opportune des données P&L réelles, ainsi que des prévisions fiables et fréquentes sur la clôture de fin de mois à court terme (au cours du mois) : nous l’avons appelé  » Smart Closing « .

La solution « Smart Closing » est un outil de prévision doté d’un moteur de logique d’entreprise permettant de calculer le P&L pour plusieurs lignes de service (par exemple, dans le secteur des télécommunications, elle a été utilisée pour les consommateurs, les entreprises/PME, les entreprises, tant pour la téléphonie fixe que pour la téléphonie mobile).

Son moteur part des données granulaires sur les quantités réelles et les listes de prix, prévoit les quantités pour le reste du mois grâce à l’intelligence artificielle, les combine avec les logiques de PxQ et de contrôle de gestion, puis les attribue aux lignes de P&L et les agrège de manière ascendante pour construire le P&L complet.

Le résultat final est présenté sur un tableau de bord BI avec différentes vues (exécutives et opérationnelles) et des tableaux de bord KPI.

Tout le processus, de la collecte des données RPA, à la prévision, au calcul et à l’agrégation, jusqu’à la préparation finale des données BI, ne dure que quelques heures, ce qui permet de répéter l’exercice même quotidiennement, si nécessaire.

Analyses avancées pour soutenir la préclôture mensuelle

Les modèles traditionnels de planification et de contrôle raisonnent sur des cycles de reporting sur une base mensuelle, où la collecte effective d’informations est souvent liée à une « clôture officielle » qui préfère « l’exhaustivité » à la « réponse rapide ». Les modèles de prévision typiques, lorsqu’ils sont présents, sont normalement gérés à un niveau agrégé (prévision des séries chronologiques de la ligne P&L globale) et ne peuvent que partiellement intercepter les signaux faibles du marché.

La solution Bip xTech repose sur deux principes fondateurs : la précision et la simplicité.

La précision est garantie par le traitement des données historiques quotidiennes des principaux indicateurs de bas niveau qui contribuent à déterminer la valeur des résultats commerciaux (marge de service), par l’analyse des dimensions détaillées pertinentes (par exemple, prix/plans tarifaires, offres/promotions, segments de clientèle, type d’utilisation, …) qui peuvent influencer les tendances et les projections pour chaque scénario commercial et par la disponibilité de modèles analytiques avancés capables d’interpréter les courbes historiques des indicateurs clés de performance et d’évaluer l’évolution de chaque scénario commercial.

La simplicité est assurée par l’automatisation de la collecte et de la consolidation des informations, la possibilité de faire des prédictions pour des scénarios spécifiques uniques (par exemple en fonction du type d’offre, du profil du client, etc.) et l’analyse immédiate des résultats et la comparaison des tendances.

L’ensemble du processus commence avec le RPA ENGINE qui extrait automatiquement les données des différentes sources de manière sécurisée (auditable par l’informatique) mais sans nécessiter de mise en œuvre informatique.

Ensuite, dans la couche de prétraitement des données, un ensemble hétérogène de données est lu, nettoyé et préparé en fonction de règles techniques et commerciales à chaque exécution. Des contrôles de qualité des données sont effectués, et tout problème lié aux données est automatiquement notifié.

Pour chaque indicateur de performance clé granulaire, des modèles de prévision d’apprentissage automatique sont formés automatiquement (modélisation des données).

) chaque mois sur les données les plus récentes en s’appuyant sur les techniques Auto-ML générant les prévisions. Cela signifie que la strate d’IA sous-jacente s’auto-réapprend chaque mois en choisissant le meilleur modèle pour chacune des milliers de séries chronologiques prévues, garantissant ainsi les meilleures performances et de faibles erreurs.

Ensuite, les prévisions granulaires (P et Q) sont agrégées à l’aide de règles commerciales pour générer des lignes P/L. Les performances du modèle sont évaluées afin d’ajuster automatiquement les algorithmes lors de la prochaine exécution (producteur de sortie).

Le portail Smart Closing agit comme un orchestrateur d’applications web car diverses fonctions ont été implémentées pour permettre aux utilisateurs le contrôle, l’autonomie et surtout la simplicité dans les activités d’exécution des modèles prédictifs. Les utilisateurs sont profilés de manière appropriée pour permettre une gestion adéquate des rôles et un accès aux fonctions d’administration.

Par le biais du portail web, l’utilisateur peut, de manière indépendante et à tout moment :

• Télécharger des fichiers (listes de prix, catalogues, dates, etc.) pour soutenir les prévisions.
• Exécuter le moteur RPA pour récupérer les données des systèmes existants.
• Exécuter le moteur de prétraitement
• Consulter les tableaux de bord de contrôle, sortie du point précédent (fraîcheur des données, contrôle des sorties, contrôle des colonnes, contrôle BPC).
• Exécuter des modèles prédictifs (AUTO-ML)
• Insérer des ajustements manuels aux prévisions
• Lancez la mise à jour du tableau de bord BI
• Voir les versions « preview » et « officielle » des tableaux de bord BI

Avec la livraison de ce cas d’utilisation, Bip permet à l’utilisateur final d’obtenir de manière complètement autonome une prédiction précise de la clôture mensuelle, avec une fenêtre de temps à court terme, sur la base des données granulaires réelles collectées et téléchargées sur le portail Smart Closing.

La solution est disponible sur le cloud, en s’appuyant sur les meilleures fonctionnalités natives d’AI Cloud pour une meilleure performance et précision.

L’Histoire d’un succès

L’outil Smart Closing est actuellement adopté par une grande société de télécommunications pour soutenir le processus mensuel de clôture rapide/pré-clôture.

En utilisant cette technologie, l’entreprise a enregistré une réduction progressive de l’erreur de prédiction, qui est passée à moins de 1 % pour les séries effectuées le 28e jour du mois, et à 2 ou 3 % pour les séries effectuées au début de la deuxième partie du mois.

L’effort manuel pour l’extraction et le calcul des données a été réduit à zéro (quelques heures pour contrôler l’entrée et la sortie), grâce à l’utilisation de l’automatisation robotique et de l’IA.

Pratique du Bip xTech

Bip « xTech » Practice soutient les clients dans l’adoption des technologies de pointe, parmi lesquelles Data/AI/Cloud/Blockchain/5G/Hyperautomation, afin d’optimiser, d’accroître l’efficacité, d’automatiser les processus de décision et de faire évoluer l’entreprise grâce à de nouveaux services basés sur la technologie.

Nous agissons sur l’ensemble de l’entonnoir d’adoption, depuis la stratégie, la conception et la mise en œuvre, jusqu’aux opérations, en accompagnant nos clients également dans le processus de transformation.

Bip xTech a une couverture internationale : nous opérons dans le monde entier à partir de nos principaux bureaux en Italie, au Royaume-Uni, en Espagne et au Brésil.

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Si vous souhaitez en savoir plus sur notre offre ou avoir un entretien avec l’un de nos experts, veuillez envoyer un courriel à bipxtech@mail-bip.com avec pour objet “Smart Closing”, et vous serez contacté rapidement.